FlowerDocs, une solution complète pour les mutuelles
FlowerDocs modernise les systèmes applicatifs des mutuelles en optimisant la gestion des documents et des flux d'informations.
Gestion optimisée des dossiers
Automatisation des processus administratifs
Sécurisation des données et conformité
Dans un environnement compétitif, notre solution soutient la fourniture rapide et précise d'informations aux clients, améliorant ainsi leur expérience.
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Retrouvez également le témoignage de
Philippe Vitry - Directeur des Systèmes d’Information & Délégué à la protection des données (DPO)
Il vous explique avec ses mots comment lui et son équipe ont pu mener à bien ce projet grâce à FlowerDocs👇
"La mise en place de la solution FlowerDocs SaaS a été une étape décisive dans l'évolution de l'écosystème applicatif à la Mutuelle des Douanes. Cette plateforme s'est avérée être bien plus qu'un simple outil, devenant le cœur même de nos processus métiers, agissant comme un point d'accès unique vers toutes nos autres applications….
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Un socle produit robuste
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ViaSanté : Une mutuelle qui se transforme!
Découvrez comment FlowerDocs est utilisé par Viasanté!
Chez Uxopian Software, nous croyons en l'amélioration continue de nos produits grâce à des retours d'expérience concrets de nos utilisateurs. Récemment, nous avons eu l'opportunité de collaborer avec Viasanté pour réaliser un "Vis ma vie" et comprendre comment les différentes équipes utilisent FlowerDocs dans leur quotidien. Voici les fonctionnalités les plus appréciées par Viasanté et comment elles transforment leur gestion documentaire.
Les fonctionnalités les plus utilisées par Viasanté
Recherche Intuitive
FlowerDocs offre une recherche intuitive qui facilite la récupération rapide des documents nécessaires.
Toutes les équipes apprécient la fixation des boutons de recherche en haut et en bas des tableaux, ainsi que la possibilité de sauvegarder des recherches, particulièrement utile pour les équipes contrats et commerciaux.Bannettes GEC
Les bannettes assurent un traitement efficace et traçable des courriers.
Toutes les équipes bénéficient de cette fonctionnalité, qui améliore la traçabilité des demandes.Dashlets
Les dashlets permettent une vue d'ensemble rapide des courriers à traiter.
Les agences et les commerciaux trouvent particulièrement utile le compteur “nombre de courriers à traiter”, qui aide à prioriser les tâches.
Documents et Courriers
La fonctionnalité de mise en attente des courriers est largement utilisée, tout comme les fonctionnalités de copier-coller et de comparaison de documents offertes par ARender.
Les agences, contrats, prestations et centre de relation client apprécient ces capacités qui facilitent la gestion quotidienne des documents.L'amélioration continue : Notre engagement
Nous avons mis en place des "Vis ma vie" pour nous immerger dans l'environnement de travail de nos utilisateurs et comprendre leurs défis quotidiens.
Pourquoi les "Vis ma vie" sont cruciaux ?
Compréhension profonde des usages réels
En passant du temps directement avec les utilisateurs, nous obtenons une vision claire et détaillée de la manière dont nos solutions sont utilisées dans des contextes réels. Cela nous permet de voir au-delà des spécifications techniques et de comprendre les besoins pratiques et opérationnels de chaque département.
Identification des Pains
Les "Vis ma vie" nous permettent d'identifier les points de douleur spécifiques auxquels nos utilisateurs sont confrontés. Que ce soit des problèmes de navigation dans l'interface, des étapes de processus trop complexes, ou des fonctionnalités manquantes, nous pouvons voir ces défis de première main et recueillir des retours précieux.
Collecte de retours d'expérience directs
Les interactions directes avec les utilisateurs nous fournissent des retours d'expérience immédiats et authentiques. Ces informations sont inestimables pour ajuster et améliorer nos produits afin qu'ils répondent précisément aux attentes et aux besoins des clients.
Comment nous utilisons ces retours
Amélioration des fonctionnalités
Les retours recueillis lors des "Vis ma vie" sont analysés en détail pour identifier les fonctionnalités qui nécessitent des améliorations ou des optimisations. Par exemple, si une fonctionnalité de recherche est jugée trop lente ou peu intuitive, nous travaillons activement à la rendre plus efficace et user-friendly..
Développement de nouvelles capacités
Parfois, les retours des utilisateurs révèlent des besoins pour des fonctionnalités entièrement nouvelles. Ces insights nous guident dans le développement de nouvelles capacités qui enrichissent nos solutions et apportent une valeur ajoutée significative à nos clients.
Personnalisation des solutions
Chaque organisation a des besoins uniques. Les "Vis ma vie" nous permettent de personnaliser nos solutions pour qu'elles s'adaptent parfaitement aux processus et aux workflows spécifiques de chaque client, garantissant ainsi une adoption plus fluide et une efficacité accrue.
eProcess, le moteur de workflow No Code
Vos besoins ne sont pas couverts par la solution FlowerDocs Banque ? Découvrez eProcess et construisons ensemble les processus qu'il vous faut !
Collecte et numérisation informations d'adhésion
Les informations d'adhésion des membres potentiels sont collectées à partir de différents canaux : des formulaires en ligne, des demandes papier ou des bases de données existantes. Les documents nécessaires à l'adhésion, tels que les pièces d'identité, les justificatifs de domicile et les formulaires de demande, sont numérisés et indexés dans FlowerDocs.
Complétude du dossier
Les informations d'adhésion sont vérifiées et validées par l'équipe de gestion des adhésions de la mutuelle. FlowerDocs permet de faciliter cette étape en fournissant un accès rapide et sécurisé aux informations d'adhésion et aux documents nécessaires via FlowerDocs Viewer
Création du dossier d'adhésion
Une fois les informations validées, un dossier d'adhésion est créé pour chaque membre potentiel. Les documents correspondants sont ajoutés au dossier et celui-ci est indexé dynamiquement dans FlowerDocs.
Approbation de l'adhésion
Une fois le dossier d'adhésion créé, il est examiné par un responsable de la mutuelle qui décide de l'approbation de l'adhésion. Si l'adhésion est approuvée, le dossier est transféré au service de gestion des prestations de la mutuelle. FlowerDocs permet de faciliter cette étape en fournissant un accès rapide et sécurisé aux informations d'adhésion et aux documents nécessaires via FlowerDocs Viewer.
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Réception des demandes de prestations
Les demandes de prestation sont soumises par l'adhérent, directement sur le site de la mutuelle ou via une page web customisée via FlowerDocs. Des métadonnées doivent être associées à chaque document afin de faciliter leur recherche ultérieure.
Vérification de l'éligibilité de l'adhérent et approbation/refus de la demande
Les demandes sont vérifiées pour déterminer si les adhérents sont éligibles pour bénéficier de la prestation. Les critères d'éligibilité incluent des éléments comme le type de contrat de l'adhérent, le type de prestation, le montant de la prestation, la fréquence etc...
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Déclenchement et suivi de la prestation
Chaque prestation est déclenchée après validation par le gestionnaire responsable de l'adhérent. De nouvelles informations et documents sont générés au cours de la prestation. Il peut s'agir de mails de confirmation, de documents médicaux, de factures etc.. Ils sont ajoutés au dossier par les mêmes canaux que lors de la réception de la demande.
Numérisation des documents justificatifs
Les documents justificatifs tels que les factures, les ordonnances médicales, les reçus, etc. doivent être numérisés et intégrés à FlowerDocs. Les métadonnées associées, telles que le nom du patient, le montant de la facture, la date de traitement, le type de traitement, sont automatiquement extraites durant la capture ou sont saisies manuellement par le gestionnaire.
Validation des remboursements
Les remboursements sont examinés et validés par les employés de l'organisme de mutuelle en utilisant un processus de traitement unique paramétré directement depuis l'interface d'administration No Code de FlowerDocs. Des annotations peuvent être ajoutées aux documents depuis FlowerDocs Viewer pour faciliter le suivi des modifications et accélérer le traitement du remboursement.
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Gestion des échéances
FlowerDocs propose une gestion des échéances par système d'alertes et de notifications. Les données comme les dates de traitement, les délais de remboursement, etc. sont stockées dans FlowerDocs. Des notifications peuvent être envoyées automatiquement aux membres et/ou aux employés de l'organisme pour s'assurer que les échéances sont respectées.
Connexion à un ERP de comptabilité
Les remboursements sont effectués directement à partir de FlowerDocs grâce à l'intégration par API avec les ERP de gestion comptable les plus utilisés dans le secteur des mutuelles. Toutes les données présentes dans FlowerDocs, nécessaires et attendues dans le logiciel de comptabilité, peuvent être paramétrées au sein de Workflows automatisés.
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Génération et analyse des statistiques
Les données sont utilisées pour générer des statistiques sur les remboursements, les types de traitement les plus courants, les coûts associés, etc. Ces statistiques peuvent être utiles pour l'analyse de données et la prise de décision. Elles sont disponibles sous forme de dashboards interactifs ou par extraction en fichier .csv. Ces statistiques peuvent être utiles pour l'analyse de données et la prise de décision.
Le Blog FlowerDocs
Lisez des articles enrichissants et profitez des conseils pratiques sur la collaboration, les processus, métiers, gestion des contenus et de nombreux autres thèmes !
Numérisation des contrats existants
Les contrats existants, qui peuvent être archivés dans des formats physiques ou électroniques, doivent être numérisés et intégrés à FlowerDocs. Les métadonnées associées, comme le nom du contrat, le type de contrat, la date de début et de fin, les clauses, etc. sont renseignées automatiquement par paramétrage ou saisie manuellement par le gestionnaire.
Création et approbation de nouveaux contrats
Les nouveaux contrats peuvent être créés directement depuis FlowerDocs avec Companion, le connecteur pour la suite Office.Les contrats sont analysés grâce à FlowerDocs Viewer qui permet une vérification de la complétude des documents et informations relatives au contrat.
Gestion du cycle de vie et des renouvellements
Les différents contrats utilisés par les mutuelles sont soumis à des règles d'archivage strictes. Certains contrats incluent des informations personnelles rattachées aux dossiers des adhérents et protégée par la capacité de masquage de FlowerDocs Viewer. Les renouvellements sont gérés grâce au système d'alerte de FlowerDocs.
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