La gestion des courriers entrants est une composante cruciale de nombreuses entreprises, quel que soit leur secteur d'activité. Cependant, la gestion de cette masse d'informations peut s'avérer complexe, fastidieuse et coûteuse sans la bonne solution en place. Dans ce blog, nous allons explorer les défis courants auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'il s'agit de gérer leurs courriers entrants, et comment la Gestion Électronique des Courriers (GEC) de FlowerDocs offre une solution élégante à ces problèmes.
Les Principaux Défis
Volume Élevé de Courriers :
L'un des premiers défis auxquels les entreprises sont confrontées est le volume massif de courriers entrants, qu'ils soient physiques ou électroniques. Traiter manuellement ces courriers peut entraîner des retards et des erreurs.
Perte de Documents :
Les documents papier sont sujets à la perte ou à la détérioration. L'absence de suivi peut entraîner la perte de documents importants, ce qui peut avoir des conséquences légales et opérationnelles.
Gestion de l'Information Non Structurée :
Les informations contenues dans les courriers entrants sont souvent non structurées, ce qui rend difficile leur intégration dans les systèmes informatiques de l'entreprise.
Les Problèmes
Coûts Élevés de Traitement :
La gestion manuelle des courriers entrants implique des coûts élevés en main-d'œuvre et en temps, ce qui peut peser sur le budget de l'entreprise.
Ralentissement des Processus :
Le traitement manuel des courriers peut ralentir les processus internes, retardant ainsi les décisions et les actions.
Les Impacts (Chiffrés)
Perte de Productivité :
Selon une étude récente, les entreprises perdent en moyenne 21 heures par semaine à traiter manuellement les courriers entrants. Cela équivaut à une perte de productivité considérable.
Coûts Élevés de Stockage :
La gestion de documents physiques engendre des coûts de stockage importants. Les entreprises dépensent en moyenne 1 100 € par an par employé pour le stockage de documents.
Bénéfices
Automatisation de la Capture :
La GEC de FlowerDocs permet d'automatiser la capture des courriers entrants, réduisant ainsi les erreurs humaines et accélérant le traitement.
Indexation Intelligente :
Les fonctionnalités d'indexation intelligente de FlowerDocs extraient des informations clés des courriers, facilitant la recherche et l'accès aux données.
Amélioration de la Productivité :
L'automatisation des processus de gestion des courriers entrants libère du temps et des ressources, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des Coûts de Stockage :
Avec la numérisation des courriers, les coûts de stockage physique diminuent, générant des économies significatives.
Conclusion
La gestion des courriers entrants peut être un défi de taille pour de nombreuses entreprises, mais FlowerDocs apporte des solutions. La GEC de FlowerDocs automatise la capture, simplifie l'indexation et améliore la productivité, ce qui se traduit par des avantages financiers et opérationnels considérables. Avec FlowerDocs, les entreprises peuvent relever avec succès les défis de la gestion des courriers entrants et ouvrir la voie à une gestion de l'information plus intelligente et plus efficace.
