24/09/2020
Pour quels usages ?
Au sein d’un système de GED, on retrouve souvent le besoin de valider le contenu d’un document ajouté manuellement par un utilisateur tant en termes de type de document, de contexte métier ou encore de validité du document.
La conformité documentaire consiste à vérifier dès l’ajout d’un document, si son contenu est bien celui attendu, s’il est cohérent avec les données métier ou les autres documents fournis, et s’il est valide.
Les deux buts majeurs sont de pouvoir :
- éviter les erreurs manuelles
- forcer les contrôles relatifs à la validité d’un document.
- Le document ajouté doit être une pièce d’identité. Le système vérifie que le document correspond bien à un carte d’identité, un passeport ou un titre de séjour.
- Le document ajouté doit correspondre au client courant. Le système compare les informations extraites du contenu avec celles de FlowerDocs et bloque l’intégration du contenu si ce dernier ne concerne pas le client.
- Le document ajouté doit être valide. Le système va vérifier la date de validité du document et peut bloquer l’intégration de ce contenu si la date est dépassée.
Cinématique
Le scénario illustré dans cet article est le suivant :
- Lancement de la création d’un document : le formulaire d’indexation comporte des informations métier telles que le nom du client et le type du document attendu.
- Ajout du contenu : le fichier est ajouté au formulaire d’indexation.
Contrôles des informations suivantes :
le type de document doit être conforme à l’attendu
le document doit être valide ( date de validité, informations requises présentes, date de validité non expirée …)
Intégration
Cette intégration dans FlowerDocs peut être faite côté client via un script en JavaScript. Il s’agit d’appeler un service de conformité externe au choix du client et en fonction des règles métier à définir.