Gestion des factures fournisseurs

Construire, loger, réhabiliter, renouveler les territoires, attribuer des logements, assurer un cadre de vie agréable, animer la vie locale sont autant de missions qui placent notre client au cœur des problématiques sociales et urbaines actuelles.

L’évolution accentuée dans le secteur public des contraintes normatives pousse ce client à refondre son système de gestion des factures fournisseurs. Elle lui donne aussi l’occasion de faire un premier pas dans une stratégie digitale.

La solution recherchée devait permettre de :

  • Gérer le workflow de toutes les factures, y compris la possibilité d’un processus de validation par un architecte pour les factures d’investissement
  • Suivre intégralement les délais de traitement des factures et notamment les temps de suspension dès lors que la facture envoyée n’est pas complète
  • Pré-comptabiliser les factures dans leur ERP
  • Pouvoir consulter tous les échanges sur les factures jusqu’au paiement sans avoir à entrer dans l’ERP
FlowerDocs a été retenu pour les points suivants :

  • Ergonomie de l’IHM qu’ils ont trouvée particulièrement soignée, avec un aspect visuel agréable, facilitant ainsi l’adhésion des utilisateurs à ce nouvel outil
  • Traçabilité de l’ensemble de la chaîne de traitement des factures et respect des délais
  • Système performant de gestion de la délégation s’appuyant sur une synchronisation entre les outils de délégation RH et la solution proposée pour automatiser le ré-aiguillage du WorkFlow
  • Ouverture de l’application aux architectes (utilisateurs externes), séduits par la traçabilité et la possibilité riche d’annotations (plus de perte d’information)
  • Notifications email aux fournisseurs totalement intégrées au WorkFlow et donc totalement conservées, tracées et sécurisées
  • Mobilité : les factures sont accessibles dans des situations de mobilité, l’utilisateur peut être sur un chantier et consulter un contrat et ses éléments de détail
Gestion des factures fournisseurs