Les cas d'usage FlowerDocs
Ils nous font confiance, nous les avons écoutés et nous avons construit avec eux une réponse à leurs besoins autour de FlowerDocs, nous sommes toujours à leurs côtés pour que leur solution puisse évoluer au même rythme que leurs usages.
Banques et assurances
Usine GED en Assurance
Notre client est une société d’assurance présente à l'international qui
souhaitait mettre en place une plateforme de gestion documentaire pouvant
adresser les besoins actuels et futurs de ses filiales à l’étranger, et
ainsi leur donner accès facilement aux documents des clients et
distributeurs.
Son besoin était donc de disposer d’une solution hautement modulable et scalable permettant ainsi à chaque filiale de construire sa propre solution documentaire en accord avec les spécificités de chaque métier et de chaque pays en réutilisant les fonctionnalités, services et mécanismes techniques exposés par la plateforme GED.
Il souhaitait également fournir un service de référentiel documentaire pour ses filiales ne disposant pas toujours d'une équipe IT pouvant assurer cette charge. FlowerDocs a été retenu principalement pour son IHM permettant d'industrialiser la construction d'une nouvelle application et pour sa visionneuse ARender permettant de garantir la visualisation des documents du référentiel GED sans aucune adhérence avec le poste utilisateur et même avec un mauvais débit internet.
Son besoin était donc de disposer d’une solution hautement modulable et scalable permettant ainsi à chaque filiale de construire sa propre solution documentaire en accord avec les spécificités de chaque métier et de chaque pays en réutilisant les fonctionnalités, services et mécanismes techniques exposés par la plateforme GED.
Il souhaitait également fournir un service de référentiel documentaire pour ses filiales ne disposant pas toujours d'une équipe IT pouvant assurer cette charge. FlowerDocs a été retenu principalement pour son IHM permettant d'industrialiser la construction d'une nouvelle application et pour sa visionneuse ARender permettant de garantir la visualisation des documents du référentiel GED sans aucune adhérence avec le poste utilisateur et même avec un mauvais débit internet.
Dossiers clients en Banque
Cette banque privée de gestion de patrimoine, banque d'affaires et conseil
patrimonial souhaitait mettre en place une solution de gestion de contenu et de
workflows afin de normaliser les processus au sein des différentes entités métiers
de la banque.
L'objectif était d’améliorer les temps de traitement des dossiers et ainsi optimiser la satisfaction client.
La solution recherchée était une solution d'automatisation des processus afin de :
L'objectif était d’améliorer les temps de traitement des dossiers et ainsi optimiser la satisfaction client.
La solution recherchée était une solution d'automatisation des processus afin de :
- Fluidifier les échanges entre les différents services et notamment entre le front office, le middle office et le back office
- Améliorer la collaboration entre les équipes grâce à une meilleure répartition des tâches métiers
- Contrôler les flux métiers entre les différents services
- Améliorer les temps de traitements des dossiers client
- Réduire la perte de dossiers client
- Assurer la traçabilité des traitements
Réseau agents en Assurance
Notre client, acteur mondial de l'assurance fait face aux défis liées à
l'accélération des innovations numériques.
Les adopter c'est répondre à plusieurs enjeux majeurs :
La solution FlowerDocs a été retenue car elle couvre à la fois l'ensemble des exigences techniques et fonctionnelles exprimés, mais garantie surtout la maitrise de toute l'information produite, gérée et échangée.
Interface web ergonomique, légère et très facile à prendre en main, personnalisable au métier de l'assurance et industrialisable pour des déploiements de masse; sont autant d'atouts pour accompagner cet acteur dans sa transformation et dans la durée.
Les adopter c'est répondre à plusieurs enjeux majeurs :
- Capter de nouveaux clients en ligne tout en alimentant le réseau des agents. Nous parlons ici de parcours digitaux et de plateforme de vente à distance en entrant et sortant,
- Permettre au client d'intervenir sur son contrat à distance et en toute autonomie (mobile, une tablette, un ordinateur…),
- Placer le client au centre des préoccupations, ou comment faire en sorte de mieux les connaître.
La solution FlowerDocs a été retenue car elle couvre à la fois l'ensemble des exigences techniques et fonctionnelles exprimés, mais garantie surtout la maitrise de toute l'information produite, gérée et échangée.
Interface web ergonomique, légère et très facile à prendre en main, personnalisable au métier de l'assurance et industrialisable pour des déploiements de masse; sont autant d'atouts pour accompagner cet acteur dans sa transformation et dans la durée.
Relations clients en Mutuelle
Notre client est une mutuelle qui souhaitait s'inscrire dans le cadre d'une démarche
stratégique d'amélioration de la qualité et de la performance de ses processus. Sa
forte croissance ainsi que son organisation multi-sites nécessitaient la mise en
place d'un outil permettant la centralisation des documents et leur
traçabilité.
La mise en œuvre d’une solution de dématérialisation et de GED visait plusieurs objectifs :
La mise en œuvre d’une solution de dématérialisation et de GED visait plusieurs objectifs :
- Améliorer l'efficience et la qualité de service
- Améliorer la Relation Client
- Garantir la sécurité des documents, leur contenu et leur exploitation
- Collaborer, échanger, partager, coopérer entre les équipes
- Optimiser les processus de gestion (distribution des tâches, traçabilité des documents, réduction des délais, réactivité, ...)
Gestion Presse en Banque
Notre client, une grande banque internationale, souhaitait mettre en place une
solution innovante visant à partager efficacement des informations et à organiser la
veille des sujets clés pour ses collaborateurs.
La gestion de sa bibliothèque documentaire doit permettre d'atteindre plusieurs objectifs :
La gestion de sa bibliothèque documentaire doit permettre d'atteindre plusieurs objectifs :
- Améliorer l'efficience et la qualité de service
- Garantir l'accès à la bonne information au bon moment au sein d'un nombre toujours croissant de documents
- Assurer la sécurité des documents, leur contenu et leur exploitation
- Fournir un suivi de l'activité de l'application par le biais de reporting paramétrables
- Permettre à l'équipe de définir le fonctionnement de l'application simplement, sans intervention technique
- S'interfacer avec la base de données documentaires du service
- Le fonds documentaire a été cartographié avec précision dans une base de données interrogée par FlowerDocs
- Les utilisateurs ont la possibilité de s'abonner à des thèmes issus de la cartographie effectuée
- Ils sont notifiés périodiquement par email des nouveaux articles et documents parus sur leurs sujets de prédilection
- Les absences des collaborateurs sont gérées
- Le pilotage de l'activité du service est facilité par le biais des statistiques de gestion qui rendent compte du fonctionnement de l'application
- Les rapports permettent également d'effectuer le suivi de l'audience des articles et documents proposés aux collaborateurs
Secteur immobilier
Gestion de parcs immobiliers
Notre client a pour mission la gestion d'un vaste parc immobilier résidentiel et
commercial. Son activité l'amène à manipuler tous les documents papiers nécessaires
à la gestion des biens immobiliers : baux, autorisations, factures aux locataires,
dossiers des locataires, contrats d’assurances, d'énergie, suivis des opérations de
maintenance, plans...
Les documents sont souvent confidentiels (dossiers locataires...), leur sécurisation et la personnalisation de leur accès est une nécessité absolue. Certains des documents sont critiques et demandent une traçabilité efficace. Enfin, ce client cherchait à faire des gains de stockage sur l'important volume documentaire.
FlowerDocs a été retenu afin de mettre en place une plateforme commune sur laquelle sont construites toutes les applications métiers. En effet, FlowerDocs permet de créer, supprimer ou modifier simplement ces processus métiers et d'en faciliter ainsi l’exploitation, l'administration et l'évolution.
Les documents sont souvent confidentiels (dossiers locataires...), leur sécurisation et la personnalisation de leur accès est une nécessité absolue. Certains des documents sont critiques et demandent une traçabilité efficace. Enfin, ce client cherchait à faire des gains de stockage sur l'important volume documentaire.
FlowerDocs a été retenu afin de mettre en place une plateforme commune sur laquelle sont construites toutes les applications métiers. En effet, FlowerDocs permet de créer, supprimer ou modifier simplement ces processus métiers et d'en faciliter ainsi l’exploitation, l'administration et l'évolution.
GED Agences immobilières
Notre client est spécialisé dans la gestion immobilière. Ses filiales réunissent
tous les métiers de l'administration de bien et de la transaction et peuvent aussi
accompagner leurs clients avec une solution experte pour chaque besoin
immobilier.
Ce projet visait à répondre aux problématiques des différentes agences du groupe tout en rationnalisant les solutions à l'échelle du groupe, il s'agissait donc de mettre en place une solution de gestion électronique des documents (GED) transverse aux différentes agences du groupe en mutualisant le socle GED. FlowerDocs a été retenu pour les points suivants :
Ce projet visait à répondre aux problématiques des différentes agences du groupe tout en rationnalisant les solutions à l'échelle du groupe, il s'agissait donc de mettre en place une solution de gestion électronique des documents (GED) transverse aux différentes agences du groupe en mutualisant le socle GED. FlowerDocs a été retenu pour les points suivants :
- Des interfaces intuitives, simples et complètes qui facilitent l'adhésion de l'outil par tous et optimisent les temps de recherche et de traitement des documents
- La capacité d'assurer une gestion fine de la sécurité sur les documents
- La capacité à gérer de gros volumes documentaires
- La capacité à piloter les transferts entre les agences et la solution centralisée en asynchrone afin de préserver la bande passante réseau des agences
- Des interfaces d'administration intuitives pour faciliter l'autonomie de notre client
- Une capacité évolutive pour être, à terme étendue à d'autres besoins : échanges de documents avec des utilisateurs externes, processus métier, travail collaboratif, ...
Secteur public
WorkFlow avancé Factures
Fournisseurs
Construire, loger, réhabiliter, renouveler les territoires, attribuer des logements,
assurer un cadre de vie agréable, animer la vie locale sont autant de missions qui
placent notre client au cœur des problématiques sociales et urbaines
actuelles.
L'évolution accentuée dans le secteur public des contraintes normatives pousse ce client à refondre son système de gestion des factures fournisseurs. Elle lui donne aussi l’occasion de faire un premier pas dans une stratégie digitale.
La solution recherchée devait permettre de :
L'évolution accentuée dans le secteur public des contraintes normatives pousse ce client à refondre son système de gestion des factures fournisseurs. Elle lui donne aussi l’occasion de faire un premier pas dans une stratégie digitale.
La solution recherchée devait permettre de :
- Gérer le workflow de toutes les factures, y compris la possibilité d'un processus de validation par un architecte pour les factures d’investissement
- Suivre intégralement les délais de traitement des factures et notamment les temps de suspension dès lors que la facture envoyée n'est pas complète
- Pré-comptabiliser les factures dans leur ERP
- Pouvoir consulter tous les échanges sur les factures jusqu'au paiement sans avoir à entrer dans l'ERP
- Ergonomie de l'IHM qu’ils ont trouvée particulièrement soignée, avec un aspect visuel agréable, facilitant ainsi l'adhésion des utilisateurs à ce nouvel outil
- Traçabilité de l'ensemble de la chaîne de traitement des factures et respect des délais
- Système performant de gestion de la délégation s'appuyant sur une synchronisation entre les outils de délégation RH et la solution proposée pour automatiser le ré-aiguillage du WorkFlow
- Ouverture de l'application aux architectes (utilisateurs externes), séduits par la traçabilité et la possibilité riche d'annotations (plus de perte d’information)
- Notifications email aux fournisseurs totalement intégrées au WorkFlow et donc totalement conservées, tracées et sécurisées
- Mobilité : les factures sont accessibles dans des situations de mobilité, l'utilisateur peut être sur un chantier et consulter un contrat et ses éléments de détail
Transformation digitale en
Collectivité
Action sociale, éducation, transports, aménagement du territoire, culture, tourisme,
sport et environnement sont à ce jour les principaux domaines d'intervention confiés
à notre client.
Ce client souhaitait mettre en place une solution de GED transverse pour répondre à son besoin de partage d'information entre l'ensemble des professionnels en charge des différentes missions qui lui incombent : intra services comme inter services, entre les agents du siège et ceux opérant sur le terrain.
Par ailleurs, la mise en œuvre de télé-procédures et la numérisation du flux courrier entrant nécessitent de disposer de solutions ad hoc pour accompagner cette transformation digitale et ainsi éviter une « re-matérialisation » inutile des pièces fournies.
FlowerDocs a été retenu pour les points suivants :
Ce client souhaitait mettre en place une solution de GED transverse pour répondre à son besoin de partage d'information entre l'ensemble des professionnels en charge des différentes missions qui lui incombent : intra services comme inter services, entre les agents du siège et ceux opérant sur le terrain.
Par ailleurs, la mise en œuvre de télé-procédures et la numérisation du flux courrier entrant nécessitent de disposer de solutions ad hoc pour accompagner cette transformation digitale et ainsi éviter une « re-matérialisation » inutile des pièces fournies.
FlowerDocs a été retenu pour les points suivants :
- Ergonomie de l'IHM intuitive et orientée usage, notamment concernant la gestion des tâches associées aux flux de documents
- Interface unique et fédératrice à la fois d’une GEC, d'une GED et d'un outil de WorkFlow
- Gestion fine des habilitations et capacités dynamiques des plans de classement
- Facilité de manipulation des dossiers : recherche, modification, fusion, ...
- Richesse fonctionnelle de la visionneuse ARender intégrée : annotations, habilitations et sécurités, multi-documents, multi-formats, ...
- Mécanismes de gestion des délégations
Opérateurs de services externalisés
Solutions en plateforme SaaS
Arondor travaille en partenariat avec plusieurs opérateurs de services externalisés
: BPO, tiers numériseurs, imprimeurs ou encore tiers archiveurs.
Nous les avons aidé à construire leurs plateformes de solution autour de la
transformation digitale pour qu’ils puissent les proposer sous forme d’offres SaaS à
leurs clients finaux.
Ils ont retenu FlowerDocs principalement pour sa facilité de déploiement dans un
modèle SaaS :
- Aucune adhérence avec le poste client
- La visionneuse ARender permet de limiter considérablement le besoin de bandes passantes entre les utilisateurs et les serveurs
- Etanchéité complète entre les clients
- Ergonomie intuitive des interfaces facilitant la prise en main par les utilisateurs
- Approche modulaire de la solution proposée avec activation d'usages à la demande
- Capacités fortes d’intégration aux différents éléments du SI
- Scalabilité tant verticale qu’horizontale pour s'adapter au mieux à l'utilisation faite par les clients
- Simplicité à administrer et à exploiter