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Qu’est-ce que la GED ?

Introduction à la GED : Qu’est-ce que la gestion documentaire ? Dans cet article nous allons nous concentrer sur la partie documentaire d’une solution qui visent à gérer l’ensemble de l’information d’une entreprise. Il est crucial de comprendre que cette partie documentaire doit être couplée de manière quasi indissociable à la partie BPM d’une solution (Business Process Management). En effet, une fois vos documents injectés dans votre système, c’est ce que vous en faites (processus métiers) qui définira l’efficacité et la rentabilité d’une organisation.

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Découpage de documents

Vos documents entrants sont numérisés sans découpage et identifiation des différents types de documents ? Des erreurs d’identification en amont ont eu lieu dans la chaîne de dématérialisation ? Pas de panique, FlowerDocs offre une fonctionnalité de découpage de documents permettant à un utilisateur d’isoler les différents contenus et d’en identifier le type. Ainsi il est possible de réorganiser les documents facilement au sein du système de GED.

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Modèles de document

Dans le cadre de système de GED produisant des documents, les entreprises peuvent avoir besoin d’utiliser des modèles de documents assurant un cadre identique à l’ensemble de leurs collaborateurs et garantissant la présence de l’ensemble des informations obligatoires. FlowerDocs permet de définir le modèle de données associé à ce besoin et propose la suite technologique permettant d’y répondre. Modèle de document En utilisant les propriétés personnalisées de la suite Microsoft Office, il est possible de concevoir des modèles de documents faciles à prendre en main et à personnaliser.

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Gestion des absences

L’un des problèmes identifiés dans les retards de traitement métier est la gestion des absences. En effet, les congés des gestionnaires peuvent entrainer des retards ou des blocages dans le cas de processus assignés nominativement. FlowerDocs permet aux utilisateurs de gérer leur absence en déléguant leur travail à un autre collaborateur durant la période souhaitée. Déclaration de l’absence Les utilisateurs ont accès via le menu de leur avatar à la fonctionnalité de délégation.

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Envoyer et stocker des emails

FlowerDocs permet d’envoyer des emails directement depuis l’interface à travers l’outil Plume intégré dans ARender. L’intégration détaillée ici permet de stocker un email envoyé au sein d’un workflow en cours afin de conserver le suivi des échanges avec des tiers. Envoyer un email via Plume Depuis un workflow ou un document, FlowerDocs offre la possibilité d’envoyer des emails sans passer par la messagerie de l’utilisateur. Différentes actions sont disponibles :

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Travailler avec les versions

FlowerDocs vous permet de gérer les versions de document depuis leur création, leur visualisation ou encore leur restauration. Fonctionnement du versioning Une version de document correspond à un contenu et à l’ensemble des valeurs de tag à un instant t, il s’agit réellement d’une image de ce document au moment de la création d’une nouvelle version. Selon le paramétrage réalisé dans FlowerDocs, il est possible de définir que

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Gérer votre référentiel métier

Pour quel usage ? On parle de référentiel métier, toute donnée structurée et partagée au sein d’une organisation et nécessaire au traitement opérationnel. Par exemple, un référentiel client permettra de lister l’ensemble des clients d’une organisation et de les identifier par un numéro de compte client, un nom, un adresse, un téléphone, un mail ou tout autre donnée importante.

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Pourquoi la conformité documentaire ?

Pour quels usages ? Au sein d’un système de GED, on retrouve souvent le besoin de valider le contenu d’un document ajouté manuellement par un utilisateur tant en terme de type de document, de contexte métier ou encore de validité du document. La conformité documentaire consiste à vérifier dès l’ajout d’un document, si son contenu est bien celui attendu, s’il est cohérent avec les données métier ou les autres documents fournis, et s’il est valide.

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Le nouveau menu ne vous convient pas ?

Si le nouveau menu vertical introduit en 2.4 ne vous convient pas, jetez un coup d’oeil à cet article ! A partir de la version 2.4, vous avez plus de possibilités de customisation des composants de l’interface graphique, le menu en fait partie. Pour changer sa disposition et le rendre horizontal, rien de très compliqué ! Un peu de JavaScript et de CSS et le tour est joué.

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Tests End-To-End avec CodeceptJS

L’équipe produit FlowerDocs utilise CodeceptJS pour faire des tests End-To-End ! Dans une démarche qualité, les tests simulant de vrais utilisateurs deviennent indispensables pour garantir le bon fonctionnement des comportements de l’interface graphique d’une application WEB. Après divers comparatifs, nous avons choisi, il y a 6 mois, de retenir CodeceptJS ! Ses notions de gestion de données, de debug et surtout de PageObject nous ont convaincus !

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