Dématérialisation des Courriers pour les Banques et Assurances : Les Quatres Avantages d’une Solution GEC

Dématérialisation des Courriers pour les Banques et Assurances : Les Quatres Avantages d’une Solution GEC

14/03/2022

Le secteur banque-assurance est en pleine transition numérique — d’autant plus depuis la crise sanitaire. La digitalisation est devenue non seulement un levier pour les banques et leurs clients, mais une nécessité pour le bon fonctionnement des processus métiers et des échanges clients.  


Les volumes de courrier traités par les banques et prestataires de services financiers ne cessent de croître au quotidien : demandes de prêts, analyses de risques, contrats, notations de crédit, évaluations immobilières, règlements d’actions, etc. Les problèmes de circulation de l’information liés au maintien des échanges papier et du courrier traditionnel sont nombreux, et peuvent gangrener tout un service et avoir un vrai coût pour l’entreprise. Que ce soit des problèmes de perte d’information, la protection des données et la conformité aux protocoles GDPR, ou encore un manque de visibilité sur le traitement des courriers, on peut facilement comprendre cette tendance vers une gestion numérique et centralisée des courriers.


Les processus de dématérialisation s’accentuent, le papier tend à disparaître, mais quels sont les avantages concrets de cette pratique dans le secteur bancaire, d’un point de vue légal, client, et business ? Nous vous expliquons tout dans ce blog.


1. Fidélisation de la clientèle grâce à un délai de réponse réduit

Dans le secteur financier, les documents contractuels sont nombreux : justificatifs en flux entrants, les documents en flux sortants, la signature des contrats, etc. La dématérialisation apporte une solution concrète et sécurisée pour faciliter les échanges avec vos adhérents et partenaires. Une intégration facile de l’information multicanale (emails, formulaires web…) permet de centraliser l’ensemble des échanges, quel que soit le canal de communication.


Un courrier égaré et des délais de réponse trop longs peuvent avoir des effets négatifs sur vos relations avec vos clients, usagers, ou partenaires. Les solutions de gestion électronique du courrier (GEC) permettent une correction des erreurs de distribution en temps réel, réduisant le temps de traitement et améliorant la qualité de votre service.


Pour les clients, la dématérialisation est un gain de temps sur le traitement des documents et du dossier, puisque tout se fait de façon digitale et automatisée.

2. Atténuation des risques juridiques

Avec l’évolution constante des règlements sur la conformité et le respect des données comme le RGPD, la sécurité et l’intégrité des informations qui circulent et sortent d’un organisme sont primordiales. Une solution GEC permet une automatisation d’archivage pour sécuriser les documents et des données transactionnelles, tout en respectant les délais de conservation et les obligations de protection des données.


Tous les courriers n’ont pas vocation à être conservés indéfiniment, surtout s’ils contiennent des données personnelles. Grâce à des mécanismes de notification, une solution GEC permet d’effectuer une purge au sein de la base documentaire et contribue ainsi à la conformité du Département au RGPD et au code du patrimoine.


De plus, avec des technologies comme l’OCR, la sécurité est garantie. Les documents sont fidèles aux originaux et certifiés comme tels. De plus, partager au format numérique des courriers ne veut pas dire de les partager sans contrôle : vous pouvez intégrer à une solution de gestion de courrier des accès maîtrisés grâce à une gestion des droits par type de document par exemple.

3. Optimisation des processus = gain de productivité

Avec autant d’informations reçues sous différents formats, la classification manuelle des courriers est fastidieuse et sujette aux erreurs.


Une solution GEC vous permet d’attribuer et d’automatiser facilement des processus de traitement pour tous vos courriers. Ainsi, vous pouvez réaffecter un courrier mal distribué, mettre du courrier en attente, ou répondre directement depuis l’application, avec un suivi en temps réel de l’ensemble des informations. La solution permet une création facile des règles et des flux de travail pour attribuer des tâches aux bonnes personnes, et les reportings assurent un accès continu aux bonnes informations et en cas d’erreur.

4. Amélioration du développement commercial

La transparence et l’accès aux informations sont importants pour gagner la confiance des clients et partenaires. Plus que jamais, la sécurité des clients et le partage des informations sont des enjeux centraux des projets de dématérialisation, pour ne pas rompre ce lien de confiance.


Une solution GEC permet d’anticiper sereinement les moments forts du cycle de vie client : la dématérialisation des documents et des échanges dans le secteur bancaire couvre toutes les étapes du parcours client. L’accès à ces informations vous permet d’anticiper la souscription d’un produit bancaire, d’épargne, d’un crédit, et même les éventuelles sorties de contrat, pour optimiser les cycles de vente par la suite.

Votre solution ? La GEC

La dématérialisation réussie des courriers entrants, circulants, et sortants, nécessite l’adoption d’une solution de gestion électronique de courrier (GEC). Une solution GEC complète permet une amélioration de l’efficacité et la qualité de service, une optimisation du processus de gestion du courrier, que ce soit sur la distribution, la traçabilité, le pilotage des délais et des priorités, etc, mais aussi de garantir la sécurité des documents, et ce, pour in fine, optimiser les échanges avec l’extérieur.


Les clients attendent de leur banque l’instantanéité, multicanalité et un service personnalisé. La gestion efficace et transparente du courrier et des échanges est incontournable pour assurer le un service de qualité. FlowerDocs Courrier permet une gestion facile des courriers entrants, circulants, et sortants, avec une solution clé en main de gestion de flux d’information entrant, sortant et interne. Avec son offre modulaire, vous pouvez activer à la demande les différentes fonctionnalités en accord avec vos besoins, pour une optimisation personnalisée de vos processus métier.


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