Qu’est-ce que la GED ?

Et pourquoi son rôle est essentiel pour votre organisation ?

28/04/2021

Introduction à la GED : Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

Dans cet article nous allons nous concentrer sur la partie documentaire d’une solution qui visent à gérer l’ensemble de l’information d’une entreprise. Il est crucial de comprendre que cette partie documentaire doit être couplée de manière quasi indissociable à la partie BPM d’une solution (Business Process Management). En effet, une fois vos documents injectés dans votre système, c’est ce que vous en faites (processus métiers) qui définira l’efficacité et la rentabilité d’une organisation.


Pour comprendre la gestion documentaire (GED) il est essentiel de se pencher sur 3 grands piliers qui constituent le parcours d’un document à son entrée dans une solution de GED.


Ces étapes sont les suivantes :

1. Acquisition

2. Stockage

3. Diffusion et accès

Acquisition

Pour comprendre la notion d’acquisition il faut savoir que l’indexation joue un rôle primordial lorsqu’un document est intégré à une GED. L’indexation se fait grâce au métadonnées. Les métadonnées désignent l’ensemble des informations qui renseignent les éléments essentiels dont nous avons besoin pour gérer, classer et rechercher un document, au-delà du contenu du document en tant que tel.

Nous avons regroupé les flux d’acquisition de documents en 3 grandes familles :

  • Dématérialisation : C’est la voie la plus courante lorsqu’on souhaite injecter un document papier dans sa GED. Un scanner connecté et paramétré (OCR). Chaine de démat ou scanner perso.

  • Injection par l’utilisateur depuis des systèmes existants : Pouvoir, souvent via du drag & drop, injecter des documents depuis une autre solution du Système d’Information

  • Injection via Webservice : Il s’agit ici de créer un processus d’injection de masse (pouvant être récurrent aussi) des documents. Par exemple utiliser un ETL (Extract - Transform - Load) de migration pour migrer des millions de documents d’une GED source vers une autre GED cible. // Découvrir ce qu’est un ETL de migration.

Stockage

Le stockage documentaire au sein d’une GED soulève plusieurs questions. Quel en est le coût ? Quels documents sont stockés et pour combien de temps ? Etc… Toujours dans le but de simplifier la compréhension de la Gestion Électronique des Documents, nous avons tenté de regrouper les problématiques du stockage en 3 points essentiels :

  • Gestion de la sécurité (gestion des droits, chiffrement, normes…)
  • Gestion du cycle de vie du document

Diffusion & Accès

Une fois les documents injectés, indexés puis stockés dans une solution de GED, il faut ensuite les diffuser auprès des utilisateurs. Dans d’autres termes, il faut que les utilisateurs puissent rechercher et consulter les documents efficacement. En effet, c’est via ce que l’on appelle un “Moteur de recherche” que l’accès aux contenus se fera. Bien gérer ce dernier par un paramétrage précis (critères de recherches, filtres, classements des résultats etc…) fera gagner un temps précieux à une organisation.

En conclusion, nous dirons qu’une Gestion Électronique de Documents optimisée est la clé d’une organisation qui souhaite mettre de l’ordre dans son information non structurée, mais que ce n’est que le début d’un engrenage plus complexe qui nous amène vers le Business Process Management (gestion des workflows).

Les enjeux de la GED : le document au cœur de l’entreprise

  • Les enjeux structurels

    Organiser les documents de son organisation, c’est tout simplement comme ranger sa chambre. L’organisation du fond documentaire a un impact sur toute la structure de l’entreprise. En effet, la majorité des processus d’une organisation inclut des documents, ils définissent donc l’activité économique et la rentabilité de cette dernière et, par conséquent, sa structure.

  • Les enjeux financiers

    Lorsqu’elle est mise en place en bonne et due forme, la GED offre un enjeu économique réel puisqu’elle permet d’améliorer la rentabilité de l’entreprise de l’ordre de 3 à 5% de son chiffre d’affaires.

  • Les enjeux métiers

    Les métiers (RH, Finance, Comptabilité, Marketing…) d’une entreprise ont un besoin continu d’accès au fond documentaire. Ils recherchent l’information et doivent ensuite travailler avec via des processus. Lier la GED aux processus métiers est donc un enjeu primordial. L’AIM (L’Association Information et Management) estime à 7 h 30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information sans la trouver, IDC (International Data Corporation) l’estime à 7 h 40 .

  • Les enjeux écologiques

    De par la dématérialisation des documents papier, via leur numérisation à l’aide d’un scanner, il est possible de réduire considérablement la consommation de papier ainsi que celle des autres consommables comme l’encre. L’entreprise peut donc réduire l’impact environnemental dû à ses activités. C’est ainsi que la solution de GED permet de respecter certaines réglementations, liées au respect de l’environnement. Cependant, il faut prendre en compte les contraintes liées au stockage de l’information digitalisée comme les émissions de CO2 des DataCenter, loin d’être négligeables dans les bilans carbones des entreprises.


Au total, les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représenteraient un coût total de 300 millions d’euros en France.
Syndicat National des supports d’Information et d’Image



C’est pourquoi, nous avons créé FlowerDocs.


Notre plateforme ECM&BPM offre une solution simple et rapide pour gérer et diffuser vos documents et permettre à tous les utilisateurs d’accéder à l’ensemble de leurs documents de façon sécurisée.