Découpage de documents

Cet article détaille la fonctionnalité de composition de documents et une de ces intégrations possibles dans la gestion de courrier.
Découpage de documents

06/04/2021

Vos documents entrants sont numérisés sans découpage et identification des différents types de documents ? Des erreurs d’identification en amont ont eu lieu dans la chaîne de dématérialisation ?

Pas de panique, FlowerDocs offre une fonctionnalité de découpage de documents permettant à un utilisateur d’isoler les différents contenus et d’en identifier le type. Ainsi il est possible de réorganiser les documents facilement au sein du système de GED.

Composition de documents

FlowerDocs, à travers la visionneuse ARender, offre une fonctionnalité de composition de documents permettant aux utilisateurs de redéfinir le contenu des documents :

  • supprimer des pages indésirables
  • modifier l’ordre des pages
  • créer un nouveau document à partir des pages d’un premier contenu


Pour conserver vos modifications, pensez à cliquer sur le bouton de la visionneuse Mettre à jour le document pour chaque document modifié et à sauvegarder le composant

Cas d’usage : identification des courriers entrants

Les courriers entrants sont numérisés en amont par une chaîne de dématérialisation et sont associés à un processus de traitement dans FlowerDocs.
Lors de l’étape de traitement, l’utilisateur dispose de la composition de documents pour redécouper les contenus et ainsi disposer de l’ensemble des documents métier identifiés et isolés.

Activer le constructeur de documents

Pour activer la composition de documents, cliquez sur le bouton Constructeur de documents dans la visionneuse ARender.

Bouton du constructeur de document
Bouton du constructeur de document

Supprimer des pages indésirables

Pour supprimer des pages dans le constructeur de documents :

  • sélectionnez les pages à supprimer
  • réalisez un clic droit sur les pages
  • cliquez sur “Supprimer les vignettes sélectionnées”

    Supprimer des pages
    Supprimer des pages

Il est également possible de supprimer une page en cliquant sur la croix rouge qui s’affiche au survol d’une page.

Bouton de suppression
Bouton de suppression

Modifier l’ordre des pages

L’ordre des pages se modifie en glisser/déposer. Déplacez les pages en les déposant à l’emplacement voulu. Vous pouvez déplacer une page dans un autre document.

Créer un nouveau document à partir des pages d’un premier contenu

Construire le document

Pour construire un nouveau document depuis le constructeur de documents :

  • Cliquez sur le bouton Créer un nouveau document. Un document vide apparait
  • Déplacez les pages voulues en glisser/déposer pour les ajouter au nouveau document

    Bouton Créer un nouveau document
    Bouton Créer un nouveau document

Vous pouvez également :

  • sélectionner les pages voulues
  • réaliser un clic droit sur les pages
  • cliquer sur Créer un nouveau document à partir des vignettes sélectionnées

Créer le document

Une fois le document construit, cliquez sur Créer un document à partir de ce document.

Bouton Créer un document à partir de ce document
Bouton Créer un document à partir de ce document

Un formulaire d’indexation de ce nouveau document s’ouvre, permettant ainsi de définir la typologie du document nouvellement créé.

Indexation du nouveau document
Indexation du nouveau document

Le nouveau document est automatiquement ajouté au sein du courrier dans FlowerDocs.

Mise à jour des pièces jointes
Mise à jour des pièces jointes

Intégration

Cette intégration dans FlowerDocs peut être faite côté client via un script en JavaScript.


Un script permettant de récupérer le document issu de la composition de documents et d'ouvrir une fenêtre d'indexation.

var attachmentToPopulate = COURRIER_ATT_ID;
var currentTask = null;
var documentsByTask = null;

JSAPI.get().registerForComponentChange(function(componentFormAPI, component, phase) {
	currentTask = component;
	documentsByTask = [];
});

function sugar_onNotifyAlterDocumentContentEvent(arenderJSAPI, event) {
	var alteredId = arenderJSAPI.documentBuilder.getResultDocumentId(event);
	notifyAlterDocumentContentEvent(arenderJSAPI, alteredId);
}

function notifyAlterDocumentContentEvent(arenderJSAPI, alteredId) {
	arenderJSAPI.getDocumentMetadata().getDocumentMetadata(alteredId, function(metadata){
		arenderJSAPI.getDocumentLayout().getDocumentLayout(alteredId, function(layout) {
			customOnBuildNewDocument(metadata.FDID, metadata.Title);
		});
	});
}

function customOnBuildNewDocument(flowerId, documentTitle){

	var newDocument = new Document();
	newDocument.setId(flowerId);
	newDocument.setName(documentTitle);	
	newDocument.setClassId(DOCUMENT_COURRIER_CLASS);
	if (currentTask != null) {
		TagOracle.predict(currentTask, newDocument);
		documentsByTask.push({documentId: flowerId, taskId : currentTask.getId(), attachmentId : attachmentToPopulate});
	}
	
	JSAPI.get().getPopupAPI().launchDocumentCreationPopup(newDocument, false, function (saved){
		
		setTimeout(function(){ 
	       var saveDocument = null;
			for (var i in documentsByTask) {
				if (saved.getId() == documentsByTask[i].documentId) {
					saveDocument = documentsByTask[i];	
					documentsByTask.pop(i);				
					break;
				}
			}
			
			if (saveDocument != null) {		
				var addEvent = new AddTaskAttachmentEvent(saveDocument.attachmentId, saved);
				if (saveDocument.taskId != undefined) {
					JSAPI.get().getComponentFormAPI(saveDocument.taskId).fireEvent(addEvent);									
				}
			}
    	}, 500);
		
	});
}

Depuis une tâche, il est possible d’ajouter le nouveau document créé en tant que pièce jointe de la tâche.

Il est pour cela nécessaire de paramétrer la pièce jointe sur laquelle attacher le nouveau document en fonction de la classe de tâche en ajoutant un script tel que :


Un script permettant d'attacher le nouveau document créé à la tâche

function  getAttachmentIdForDocBuilderByTaskClass(){
    return [{"classId":"<taskClassId>","attachmentId":"<attachmentId>"}];
}